HEICON hat die Stadtgemeinde Gerasdorf im Frühjahr 2020 innerhalb von 24 Stunden auf Microsoft Teams umgestellt, um während des ersten Lockdowns den Amtsbetrieb ohne Unterbrechung aufrechtzuerhalten. Alle Mitarbeiter waren am nächsten Werktag mit funktionierender Videokonferenz-, Chat- und Dateifreigabe-Umgebung ausgestattet.
Im März 2020 war die Ausgangslage in vielen Gemeinden dramatisch. Der Lockdown zwang Verwaltungen praktisch über Nacht ins Homeoffice, ohne dass die technischen Voraussetzungen dafür überall geschaffen waren. Für die Stadtgemeinde Gerasdorf im Bezirk Korneuburg stellte sich die Frage: Wie kann der Amtsbetrieb ohne Unterbrechung weitergehen, wenn niemand mehr ins Amtsgebäude darf?
Die Antwort war ein 24-Stunden-Rollout von Microsoft Teams – mit einem Ergebnis, das damals ungewöhnlich war und heute Vorbildcharakter für viele Kommunal-IT-Projekte hat.
HEICON wurde am Nachmittag des Vortages kontaktiert. Die Anforderung war klar: Am nächsten Morgen sollten alle Mitarbeiter der Verwaltung von zu Hause aus arbeiten können – mit funktionierender Videokonferenz, Chat und Dateifreigabe. Das eigentliche Problem war nicht die Software (Microsoft 365 war bereits lizenziert), sondern die Konfiguration, die Anwender-Schulung und die Absicherung der neuen Zugänge.
Der Zeitdruck war extrem, das Risiko sichtbar: Wenn die Umstellung nicht rechtzeitig fertig wäre, würde die Verwaltung ihre Arbeit unterbrechen müssen – mit Konsequenzen für rund 12.000 Bürger.
Was HEICON gemacht hat:
Innerhalb weniger Stunden wurde Microsoft Teams für alle Mitarbeiter der Verwaltung eingerichtet, mit klar getrennten Team-Bereichen für Bauamt, Bürgerservice und interne Kommunikation.
Über gesicherte VPN-Verbindungen wurde der Zugriff auf Fachanwendungen und Dokumentenablagen ermöglicht – mit Multi-Faktor-Authentifizierung als zusätzliche Sicherheitsebene.
Bestehende Notebooks wurden konfiguriert und mit den benötigten Anwendungen versorgt. Wo keine mobilen Geräte vorhanden waren, wurde kurzfristig Hardware bereitgestellt.
In kurzen Video-Sessions wurden alle Mitarbeiter durch die neuen Systeme geführt – mit besonderem Fokus auf datenschutzrelevante Aspekte der Fernarbeit.
Für die ersten Tage nach der Umstellung wurde eine erweiterte Support-Bereitschaft eingerichtet, um Fragen und technische Probleme sofort zu klären.
Am nächsten Morgen war die Stadtgemeinde Gerasdorf arbeitsfähig. Der Bürgerservice war telefonisch und per E-Mail erreichbar, interne Abstimmungen liefen über Teams, Genehmigungsverfahren wurden digital weitergeführt. In einer Zeit, in der viele Gemeinden ihre Amtsgeschäfte auf ein Minimum reduzieren mussten, konnte Gerasdorf den Betrieb praktisch ohne Einschränkung fortsetzen.
Die schnelle Umstellung war möglich, weil drei Faktoren zusammenkamen: eine klare Priorisierung durch die Amtsleitung, ein hohes Engagement der Verwaltungsmitarbeiter beim Einlernen und ein eingespieltes HEICON-Team, das rund um die Uhr an der Umsetzung gearbeitet hat.
Aus der Notlösung wurde eine strategische Weiterentwicklung. In den Folgejahren wurde die Microsoft 365-Umgebung sukzessive erweitert, Sicherheitsstandards angehoben, neue Fachanwendungen integriert. Die 2020 aufgebaute Infrastruktur bildet heute das Fundament für die tägliche Verwaltungsarbeit – und die Erfahrung aus dem 24-Stunden-Rollout hat Prozesse geprägt, die auch bei anderen kommunalen HEICON-Kunden zum Einsatz kommen.
Die schnelle Umstellung in Gerasdorf war nur möglich, weil Microsoft 365-Lizenzen bereits vorhanden waren und Endgeräte einsatzbereit vorlagen. Wenn Sie für Ihre Gemeinde eine ähnliche Ausgangsbasis schaffen wollen, sind zwei Punkte entscheidend: die richtige Lizenzstrategie und ein klarer Endgeräte-Rollout-Plan. Beides begleiten wir Sie.
Die knappe Zeit für die Anwender-Einweisung. Technik lässt sich in 24 Stunden aufsetzen, aber Mitarbeitende brauchen normalerweise mehrere Tage, um sich mit neuen Systemen vertraut zu machen. Dass die Umstellung dennoch reibungslos lief, lag am hohen Engagement des Gerasdorfer Teams.
Nein. Multi-Faktor-Authentifizierung war von Anfang an aktiv, sensitive Verwaltungsdaten wurden nur über verschlüsselte VPN-Verbindungen zugänglich gemacht. Die Sicherheit wurde nachträglich nochmals umfassend geprüft.
Ja, wenn die Voraussetzungen stimmen: bereits vorhandene Microsoft 365-Lizenzen, einsatzbereite Endgeräte, eine klare Priorisierung aus der Amtsleitung. Ohne Vorbereitung wäre auch für uns kein 24-Stunden-Rollout möglich gewesen.
Wir betreuen die Gemeinde weiterhin bei laufenden IT-Themen und begleiten die kontinuierliche Weiterentwicklung der Microsoft 365-Umgebung. Konkrete Details unterliegen der Vertraulichkeit.
Wir beraten Sie zu Microsoft 365-Migration, Fernarbeit-Infrastruktur und laufender IT-Betreuung für Kommunen. Erstgespräch unverbindlich.
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